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services:lead_management:database_cleanup_-_client_coding_files [2018/08/05 18:00]
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raquelmartin
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 ====== Database Cleanup - Client Coding Files ====== ====== Database Cleanup - Client Coding Files ======
  
 +===== Overview =====
 +
 +The Client Coding File is an Excel sheet that contains contacts that have not yet been coded with [[services:​lead_management:​core_database_coding|Standard Contact Types]]. ​
 +
 +When you code a file just complete the records that you know off the top of your head. Do not spend extra time trying to look up anything in other records. Just leave those records blank if you are unsure. We will have separate process to try to track them down later.
 +
 +Complete and return your updated coding spreadsheets within one week to your Key Assistant and Lead Management Assistant. Do not print out. We need a returned spreadsheet. ​
 +
 +===== Example =====
 +
 +^ Please review all contacts and complete Type and Rating ABC fields. ​        ​^ ​                         |                                                                                                                                                |            |                |          |           ​| ​              |
 +| Fill-in a Type for every person. ​                                           |                          |                                                                                                                                                |            |                |          |           ​| ​              |
 +| Fill-in A, B, or C rating for all Client, SOI, Buyer, or Seller ​            ​| ​                         |                                                                                                                                                |            |                |          |           ​| ​              |
 +| For older buyer/​seller leads, if unsure rate them as a C                    |                          |                                                                                                                                                |            |                |          |           ​| ​              |
 +| Email if you have questions - Contact Type is what was in database already ​ |                          |                                                                                                                                                |            |                |          |           ​| ​              |
 +|                                                                             ​| ​                         |                                                                                                                                                |            |                |          |           ​| ​              |
 +| Types (Tags) ​                                                               | Description ​             | ABC Ratings ​                                                                                                                                   |            |                |          |           ​| ​              |
 +| Client ​                                                                     | Past/​current client ​     | A=2+ deals or 1+ referrals, B=would refer, C=unsure if they would refer                                                                        |            |                |          |           ​| ​              |
 +| SOI                                                                         | Sphere of influence ​     | A=has referred, B=would refer, C=unsure if they would refer                                                                                    |            |                |          |           ​| ​              |
 +| Buyer                                                                       | Buyer lead               | A=showings within 30 days, B=30-90 days, C=90+ days or Buyer – Lost Bought House or Buyer - Dead Lead or Buyer - Unsure ​                       |            |                |          |           ​| ​              |
 +| Seller ​                                                                     | Seller lead              | A=list appt within 30 days, B=30-90 days, C=90+ days or Seller - Lost Price or Seller - Lost Compete or Seller - Dead Lead or Seller - Unsure ​ |            |                |          |           ​| ​              |
 +| Vendor ​                                                                     | Vendor/​service provider ​ | A= has provided referrals, B=means friendly, C=means just a vendor ​                                                                            ​| ​           |                |          |           ​| ​              |
 +| Agent                                                                       | Realtor - fellow agent   | A= has provided referrals, B=means friendly, C=means just an agent                                                                             ​| ​           |                |          |           ​| ​              |
 +| Other                                                                       | Some other type          | Describe in this field                                                                                                                         ​| ​           |                |          |           ​| ​              |
 +| Delete ​                                                                     | Delete person from DB    | Anyone you mark as Delete, we will delete from DB                                                                                              |            |                |          |           ​| ​              |
 +| Dupe                                                                        | Duplicate person ​        | We will sort out with you and remove duplicates ​                                                                                               |            |                |          |           ​| ​              |
 +|                                                                             ​| ​                         |                                                                                                                                                |            |                |          |           ​| ​              |
 +|                                                                             ​| ​                         |                                                                                                                                                |            |                |          |           ​| ​              |
 +|                                                                             ​| ​                         |                                                                                                                                                |            |                |          |           ​| ​              |
 +|                                                                             ​| ​                         |                                                                                                                                                |            |                |          |           ​| ​              |
 +| Type                                                                        | Rating A, B, C           | First Name                                                                                                                                     | Last Name  | Email Address ​ | Company ​ | Position ​ | Connected On  |
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  • by raquelmartin